Der Münchner Anbieter mit 16.000 Firmenkunden holt sich die Spesenabrechnung ins Haus – einen Kaufpreis nennen die Mitteilungen nicht
Das Wichtigste in Kürze
- Der Münchner Personalsoftware-Anbieter Personio übernimmt das Berliner Ausgabenmanagement-Unternehmen Circula. Personio hat das am Dienstag, 6. Oktober 2026, mitgeteilt – einen Kaufpreis nennt die Mitteilung nicht.
- Es geht nach Angaben der Mitteilung um über 3.000 mittelständische Unternehmen in Europa mit zusammen über 250.000 Nutzenden. Circula firmiert seit dem 6. Oktober als „Circula by Personio“.
- Seit Mai 2025 stieg die Zahl der Nutzenden nach den eigenen Angaben von Circula um rund zwei Drittel, die Zahl der Firmenkunden dagegen nur von über 2.800 auf über 3.000.
Der Münchner Anbieter von Personal- und Lohnsoftware Personio kauft das Berliner Unternehmen Circula. Personio hat die Übernahme am Dienstag, 6. Oktober 2026, bekanntgegeben – in Deutschland über eine Mitteilung aus München um 10:00 Uhr, international über eine englischsprachige Fassung vom selben Tag, 8:00 Uhr Greenwich-Zeit. Einen Kaufpreis nennt keine der beiden Fassungen. Angaben zu erforderlichen behördlichen Freigaben enthalten sie ebenfalls nicht.
Circula, 2017 in Berlin gegründet, verkauft Software für die Abrechnung von Auslagen, Reisekosten, Firmenkreditkarten und Mitarbeiter-Benefits. Nach Angaben der Mitteilung nutzen das über 3.000 mittelständische Unternehmen in Europa mit zusammen über 250.000 Nutzenden. Seit dem 6. Oktober firmiert das Unternehmen als „Circula by Personio“; das Team wechselt nach denselben Angaben zu Personio.
Was Personio dazukauft – und was das Haus schon hatte
Personio wurde 2015 in München gegründet und verkauft Software für Personalverwaltung und Lohnabrechnung. Die Mitteilung nennt 16.000 europäische Firmenkunden, in denen zusammen 1,6 Millionen Menschen beschäftigt sind, sowie über 1.500 eigene Beschäftigte an sechs europäischen Standorten. Beide Unternehmen arbeiten nach Angaben der Mitteilung seit Jahren zusammen und bedienen gemeinsam viele dieser Kunden.
Firmenchef Hanno Renner, zugleich Mitgründer von Personio, wird in der Mitteilung mit dem Satz zitiert: „Mit Circula an Bord bündelt Personio alles, was ein Unternehmen für seine Mitarbeitenden ausgibt, an einem Ort.“ Circula-Chef und Mitgründer Nikolai Skatchkov sagt dort: „HR, Auslagen und Payroll werden jetzt als gemeinsame Lösung gedacht.“ Konkrete Zusagen zu Preisen, Vertragslaufzeiten oder Produktpflege sind mit beiden Aussagen nicht verbunden.
Was Ausgabenmanagement-Software im Betrieb macht
Wer dienstlich reist oder etwas auslegt, reicht Belege ein, jemand prüft und gibt frei, und am Ende muss der Vorgang in die Buchhaltung. Ausgabenmanagement-Software bildet diese Kette ab: Beleg erfassen, Mehrwertsteuer und Reisekostensätze zuordnen, Freigabe einholen, an die Lohn- und Finanzbuchhaltung übergeben. In Deutschland hängt daran die Anbindung an die Steuerberatungs-Software DATEV und die Pflicht, Belege revisionssicher aufzubewahren. Auf diese Verbindung von Lohnabrechnung und Ausgabenmanagement über DATEV-Integrationen weist die Mitteilung ausdrücklich hin.
Die Zahl der Nutzenden wuchs schneller als die Kundenzahl
Wie sich Circula zuletzt entwickelt hat, lässt sich aus den eigenen Mitteilungen des Unternehmens ablesen. In der Mitteilung zur erweiterten Series-A-Finanzierung vom 7. Mai 2025 nannte Circula über 2.800 Kunden und über 150.000 aktive Nutzer. An der Runde über 15 Millionen Euro waren nach Angaben des Unternehmens Alstin Capital, Capnamic Ventures, Peak Capital, Wenvest Capital, Storm Ventures und CIBC Innovation Banking beteiligt.
Stellt man beide Stichtage nebeneinander, fällt die Richtung auf: Nach diesen Mindestangaben stieg die Kundenzahl in rund siebzehn Monaten um etwa 200 Unternehmen, die Zahl der Nutzenden dagegen um rund 100.000. Das legt nahe, dass das Wachstum weniger aus neuen Firmenkunden kam als aus größeren oder stärker genutzten Verträgen.
| Angabe | 7. Mai 2025 | 6. Oktober 2026 | Veränderung |
|---|---|---|---|
| Circula: Firmenkunden | über 2.800 | über 3.000 | rund +7 % |
| Circula: Nutzende | über 150.000 | über 250.000 | rund +67 % |
| Personio: Firmenkunden | über 6.000 (Mai 2022) | 16.000 | rund +167 % |
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens sind alle genannten Werte Mindestangaben; die tatsächlichen Zahlen können darüber liegen, die Veränderungsraten sind deshalb Näherungen. Zweitens ist die Bezeichnung nicht identisch: Im Mai 2025 sprach Circula von „aktiven Nutzern“, in der aktuellen Mitteilung von „Nutzenden“. Ob dahinter dieselbe Zählweise steht, geht aus den Dokumenten nicht hervor.
Für Circula-Kunden ohne Personio bleibt das Produkt eigenständig
Für die über 3.000 Unternehmen, die Circula bisher nutzen, enthält die Mitteilung eine konkrete Zusage: Wer Circula ohne Personio einsetzt, kann das Produkt weiter eigenständig verwenden. Die Anbindung an DATEV bleibe für die Kundschaft bestehen, wird Circula-Chef Skatchkov in der Mitteilung sinngemäß zitiert. Weiterentwickelt wird Circula künftig bei Personio.
Einordnung: Zusage ohne Frist
Die Zusage, dass das Produkt für Kundschaft ohne Personio eigenständig verfügbar bleibt, ist in der Mitteilung an keine Frist gebunden. Ebenso wenig steht dort, ob sich Preise oder Vertragsbedingungen ändern und ob die eigenständige Fassung denselben Entwicklungsstand behält wie die in Personio integrierte. Das sind die drei Fragen, die für ein mittelständisches Unternehmen mit laufendem Vertrag praktisch zählen – beantwortet wird keine davon. Dass solche Punkte bei Softwarezukäufen offenbleiben, ist kein Einzelfall: Auch beim Kauf des US-Softwareherstellers PTC durch Schneider Electric einen Tag zuvor enthielt die Mitteilung keine Aussage zur künftigen Lizenzpolitik.
Der zweite bekannte Zukauf nach Back Technologies
Für Personio ist es nicht der erste Zukauf. Am 24. Mai 2022 teilte das Unternehmen den Kauf des Berliner Anbieters Back mit, der Software für die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen über Slack und Microsoft Teams herstellte. Auch damals wurde kein Kaufpreis genannt. Die Mitteilung von 2022 nennt über 6.000 europäische Kunden und Standorte in sieben Ländern – gegenüber 16.000 Kunden und sechs Standorten heute.
In beiden Fällen kaufte Personio nach den Produktbeschreibungen der Mitteilungen keinen Wettbewerber im eigenen Kerngeschäft, sondern eine ergänzende Funktion. Für die Kundschaft laufen damit mehr Arbeitsabläufe bei einem Anbieter zusammen – Personaldaten, Lohnabrechnung und nun auch Ausgaben und Firmenkarten. Je mehr Abläufe an einem System hängen, desto aufwendiger wird ein späterer Anbieterwechsel.
Ein großer Wettbewerber kürzt, während Personio zukauft
Der Zukauf fällt in eine Phase, in der ein großer Wettbewerber in die andere Richtung geht. Der US-amerikanische Anbieter von Personal- und Finanzsoftware Workday meldete der US-Börsenaufsicht SEC Ende September den zweiten Stellenabbau binnen eines Jahres. Vergleichbar sind beide Vorgänge nur begrenzt: Workday ist börsennotiert und muss solche Schritte der Aufsicht melden, für Personio gilt das nicht.
Was offen bleibt
Der Kaufpreis ist die auffälligste Lücke. Personio ist nicht börsennotiert; eine Pflicht zur Veröffentlichung besteht damit nicht, eine Einordnung der Transaktionsgröße von außen aber auch nicht. Die zuletzt öffentlich berichtete Bewertung stammt aus dem Juni 2022, als Personio nach damaliger Berichterstattung 200 Millionen US-Dollar bei einer Bewertung von 8,5 Milliarden US-Dollar aufnahm. Eine neuere Bewertungsangabe findet sich weder in der aktuellen Mitteilung noch im Pressebereich des Unternehmens.
Offen bleibt außerdem, wo die Ausgabendaten der bisherigen Circula-Kundschaft künftig verarbeitet werden und ob sich an den Auftragsverarbeitungsverträgen etwas ändert. Dazu äußern sich beide Mitteilungen nicht. Ebenso wenig nennen sie einen Zeitplan für die technische Zusammenführung beider Plattformen oder eine Aussage dazu, ob der Markenname Circula langfristig erhalten bleibt.
Nutzen Sie im Betrieb eine Software für Reisekosten und Auslagen – und was erwarten Sie, wenn Ihr Anbieter den Eigentümer wechselt? Schreiben Sie uns Ihre Meinung gerne in die Kommentare.
Quellen
- Personio: Pressemitteilung „Personio übernimmt Fintech Circula“, München, 6. Oktober 2026, 10:00 Uhr – Übernahme, Kundenzahlen, Nutzendenzahl, Zitate Renner und Skatchkov, Umfirmierung, Eigenständigkeit für Kundschaft ohne Personio
- Personio: Englischsprachige Fassung derselben Mitteilung, 6. Oktober 2026, 8:00 Uhr GMT – 16.000 Kunden mit 1,6 Millionen Beschäftigten, über 1.500 eigene Beschäftigte, sechs Standorte, kein Kaufpreis genannt
- Circula: Mitteilung „Circula erhält 15 Mio. Euro in erweiterter Series-A-Runde“, 7. Mai 2025 – über 2.800 Kunden, über 150.000 aktive Nutzer, Investorenliste
- Personio: Pressemitteilung zum Kauf von Back, 24. Mai 2022 – über 6.000 Kunden, sieben Länder, kein Kaufpreis genannt
- Handelsblatt und TechCrunch: Berichterstattung vom 21./22. Juni 2022 über eine Finanzierungsrunde von 200 Millionen US-Dollar bei einer Bewertung von 8,5 Milliarden US-Dollar – Angabe der Berichterstattung, nicht aus einer Unternehmensmitteilung belegt
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