Online-Lohnabrechnung: Darauf ist zu achten

Immer mehr Unternehmen versuchen Kostenblöcke dadurch zu reduzieren, indem auf externe Dienstleister zurückgegriffen wird. Besonders betroffen ist davon das klassische Verwaltungs-Geschäft: Personal, Abrechnung, Einkauf, Sekretariatsaufgaben.

Neben klassischen Softwareprogrammen, welche auf den PC aufgespielte werden müssen - mit den entsprechend einzuhaltenden Datenschutzvorschriften - gibt es Lohnabrechner, welche über einen Browser zu aktivieren sind. Solche über Browser zu aktivierende Lohnrechner für die Erstellung einer Netto- und Brutto-Lohnabrechnung müssen in aller Regel aktuelle Java-Software aufweisen.

Java-Software gibt es als Plug-In (Java Platform). Konkret handelt es sich im Falle von Online-Lohnabrechnungen aktuell häufig um das Programm "Java SE Runtime Enviroment 8". Java ist auf zahlreichen Endgeräten präsent - auf Mobiltelefonen, Desktoprechnern, Blu-Ray-Geräten, Set-Top-Boxen oder Autos. Der Hersteller von Java ist der US-Konzern Oracle America Inc.

Lohnabrechner im Browser installieren

Installiert der Nutzer aber für eine Online-Lohnabrechnung in seinem Web-Browserdienst Mozilla Firefox, Internet Explorer oder Google Chrome sein Java-Script neu, oder wird er aktualisiert, muss man folgendes beachten:

Denn wer aus dem Java Pop-Up-Fenster in Deutschland nicht die Häkchen für die Internet-Suchmaschine "Ask" entfernt, dem wird zumindest für den Internet Explorer ein komplett neues Look-and-Feel aufgezwungen. Grund: Java bietet im Gegenzug zur kostenlosen Software-Leistung eine Shopping App der APN LLC an. Zwar ist eine Installation gefahrlos möglich, doch sollte sich jeder überlegen, ob eine solche zusätzliche Applikation auch gewünscht ist.

Es gibt aber noch einen weiteren Holperstein: wer Java für einen Online-Lohnrechner installiert, der könnte erleben, dass beispielsweise Google Chrome mit dem Hinweis "Sicherheitsbedenken" die Komplett-Installation zunächst blockiert und verhindert.

Wer sich Sorgen um seine Computer-Sicherheit macht, der sollte bei einem unbekannten Anbieter einer Online-Lohnabrechnung tendenziell eher auf seine innere Stimme hören oder wenigstens einen erfahrenden System-Techniker fragen, ehe man in einer solch sensiblen Frage, wie der Online-Lohnsteuer-Berechnung, einen falschen Schritt macht.

Beispielsweise bekam netz-trends.de eine solche Sicherheitswarnung beim Versuch Java-Script für den Online-Lohnrechner der Webseite lohn1.de in Google Chrome zu installieren, angezeigt. Anbieter von lohn1.de ist die Steuerberatungsgesellschaft mbH.

Online-Lohnabrechnung schnell und sicher erstellen

Einfacher sind da Software-Programme, die man beispielsweise käuflich erwirbt und die im Idealfall auch bereits wichtige Zertifikate aufweisen (TÜV, PCI, Safer Shopping etc.).

Neben zahlreichen kleinen Dienstleistern mischt im Markt der Online-Lohnabrechnung auch die Deutsche Telekom AG mit. So schreibt die Telekom, sie biete "Online-Lohnabrechnung in Rekordzeit und ohne Vorkenntnisse". In 30 Tagen dürfen Firmen die Software kostenlos testen. Das Telekom-Partnerunternehmen Sage Software GmbH schreibt hierzu:

"Mit 'Sage einfachLohn' sparen Sie Zeit und Kosten bei Ihrer Lohnabrechnung. Der intuitive Abrechnungsassistent führt Sie in drei Schritten durch die Anwendung. Lohnscheine werden druckbereit zur Verfügung gestellt, alle gesetzlichen Meldungen erstellt und vom System mit wenigen Klicks automatisch versendet."

Der Nutzer zahlt pro Entgeltabrechnung 5,90 € im Monat. Das bedeutet, dass bei 100 Mitarbeitern um die 600 Euro im Monat fällig wären.

Zur Datensicherheit gemäß des § 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt der zuständige Telekom-Anbieter Schulz & Löw Consulting GmbH, wonach die Daten in einem Rechenzentrum gespeichert würden, wobei man hier auf die Dienste der Equinix (Germany) GmbH in Frankfurt am Main zurückgreife.

Auch wenn Online-Lohnabrechnungen verschlüsselt durchgeführt werden, so ist es doch üblich, dass die jeweiligen Dienstleister im BackOffice Zugriff auf die Daten haben. Das gilt auch für Großkonzerne wie die Deutsche Telekom. Entsprechend räumt sie ein: sie selbst, beziehungsweise Partnerunternehmen der Telekom hätten bei Nutzern des Telekom-Lohnabrechnungs-Systems 'Sage einfachLohn' "Zugriff auf Zugangsdaten. Betroffen seien der Business Marketplace sowie zu die Business Marketplace Stammdaten.

Als Partner werden von der Deutschen Telekom neben den Firmen Schulz & Löw Consulting GmbH sowie der Equinix (Germany) GmbH die Firma goyya.com OHG genannt. Letztere übernimmt die "SMS-Dienstleistungen" im Rahmen der Online-Lohnabrechnung.

Wer eine Online-Lohnabrechnung nutzt, der findet bei fast allen Anbietern ähnliche einzugebende Datenfelder vor, wobei in aller Regel ein Abrechnungsassistent durch die Programme führt. Eingegeben werden müssen in aller Regel die Gehälter oder Arbeitsstunden sowie die Fehlzeiten. Meist lässt sich auf diesem Wege in bis zu drei Schritten eine Online-Lohnabrechnung schnell und sicher erstellen.

Für wen sich die traditionelle Lohnabrechnung mit Bordmitteln direkt im Unternehmen lohnt, oder für wen eine Online-Lohnabrechnung effizienter ist, das sollte man im Zweifel mit dem eigenen Controlling einmal durchrechnen oder den eigenen Steuerberater befragen. Eine Grundregel dürfte dabei allgemeingültig sein: Je komplexer und umfangreicher die Lohnabrechnungen, desto genauer müssen Dienstleister auch im Onlinebereich unter die Lupe genommen werden.