Planet Payment: Wer hinter dem Tax-Free-System steht, warum Originalbelege nach Warschau gehen – und weshalb es eine Planet Payment Germany GmbH in München gibt

Teil 2 der Serie Steuern zurückholen beim Einkauf: Kontaktlos bezahlen, biometrisch entsperren, in Sekunden weltweit Geld bewegen – und am Ende doch wieder mit Originalrechnung, Zollstempel und Umschlag arbeiten. Kaum ein Bereich macht die strukturellen Brüche der europäischen Digital- und Steuerarchitektur so sichtbar wie Planet Payment. Der Anbieter taucht auf Kassenbons, Tax-Free-Formularen und Kreditkartenabrechnungen auf, ohne dass Verbraucher ihn aktiv ausgewählt hätten. Gleichzeitig zwingt er Kunden in Prozesse, die aus heutiger Sicht antiquiert wirken – rechtlich jedoch konsequent sind.

Dieser Hintergrundbericht ordnet ein, wer Planet Payment ist, wem das Unternehmen gehört, wann und von wem es gegründet wurde, warum es eine Planet Payment Germany GmbH in München gibt, weshalb zentrale Bearbeitungsstellen in Warschau sitzen, wo man überhaupt persönlich hingehen kann – und ab welchen Mindesteinkaufswerten Tax Free greift.

Planet Payment: Infrastruktur, kein Fintech für Endkunden

Planet Payment ist kein junges Start-up, sondern ein Unternehmen mit Geschichte. Gegründet wurde Planet Payment 1999 in den USA von Philip Beck, einem Juristen und international erfahrenen Banker. Beck erkannte früh ein strukturelles Defizit im globalen Kartenzahlungsverkehr. Kunden zahlten im Ausland mit Kreditkarte, wussten aber häufig nicht, zu welchem Wechselkurs, mit welchen Gebühren und zu welchem finalen Betrag die Abrechnung tatsächlich erfolgte.

Aus dieser Beobachtung entstand das Kerngeschäft von Planet Payment, die Dynamic Currency Conversion (DCC). Kunden erhalten bereits am Point of Sale die Möglichkeit, in ihrer Heimatwährung zu bezahlen. Für Händler, Banken und Acquirer ist das ein zusätzliches Erlösmodell. Für Kunden bedeutet es vor allem Transparenz im Moment der Zahlung, nicht zwingend einen günstigeren Kurs. Planet Payment positionierte sich von Beginn an nicht als Endkundenmarke, sondern als reiner Infrastrukturanbieter im Hintergrund des Zahlungsverkehrs.

Bis heute gilt: Planet Payment ist keine App, keine Wallet und kein Kundenkonto. Verbraucher können Planet nicht „nutzen“, sondern begegnen dem Anbieter indirekt über Händler, Flughäfen oder Tax-Free-Prozesse.

Vom US-Spezialisten zum europäischen Investorenkonstrukt

Der strategische Wendepunkt kam 2017. In diesem Jahr wurde Planet Payment von der Fintrax Group übernommen. Fintrax war auf Tax-Free-Services und internationale Zahlungsabwicklung spezialisiert und führte mehrere Anbieter unter einem Dach zusammen. Daraus entstand die heutige Planet-Gruppe.

Planet ist heute ein europäisch geführter Konzern, der Zahlungsabwicklung, Dynamic Currency Conversion, Tax-Free-Erstattungen und Retail-Software vereint. Mehrheitlich kontrolliert wird die Gruppe von der französischen Investmentgesellschaft Eurazeo. Diese Eigentümerstruktur erklärt die klare Ausrichtung auf Skalierung, Zentralisierung und standardisierte Prozesse. Planet Payment ist damit weniger ein Konsumprodukt als Finanzinfrastruktur unter Private-Equity-Regie.

Warum es eine Planet Payment Germany GmbH in München gibt

Die Planet Payment Germany GmbH mit Sitz in München ist kein Servicepunkt für Kunden, sondern ein juristischer und regulatorischer Anker. Deutschland ist der größte Einzelhandels- und Zahlungsmarkt in der Europäischen Union und zugleich regulatorisch besonders anspruchsvoll. Zahlungsdienstleister müssen hier Anforderungen der BaFin, des Datenschutzrechts und des Steuerrechts erfüllen.

Eine deutsche GmbH ermöglicht rechtssichere Verträge mit Händlern und Banken, eine klare steuerliche Zuordnung und eine saubere Haftungsabgrenzung innerhalb des Konzerns. Publikumsverkehr findet dort nicht statt. Die Münchner Gesellschaft ist keine Tax-Free-Filiale, sondern Teil der Konzernstruktur.

Warum Unterlagen zentral in Warschau bearbeitet werden

Viele Kunden wundern sich, warum sie abgestempelte Originalrechnungen nach Warschau senden müssen. Der Grund liegt in der Konzernlogik. Planet bündelt die steuerlich haftende Prüfung, Archivierung und Abrechnung in zentralen europäischen Backoffices. Warschau fungiert dabei als Processing Centre.

Entscheidend ist, dass diese Adresse ausdrücklich als reine Post- und Bearbeitungsstelle geführt wird. Persönliche Termine, Schalter oder Walk-ins sind dort nicht vorgesehen. Die Zentralisierung dient der Effizienz und vor allem der rechtlichen Absicherung gegenüber Finanzbehörden.

Persönliche Anlaufstellen: Fast nur an Flughäfen

Trotz zentraler Bearbeitung existieren persönliche Refund-Stellen, allerdings fast ausschließlich bei Partnern und überwiegend an Flughäfen. In Deutschland gibt es solche Refund-Points unter anderem an den Flughäfen Berlin, Frankfurt, München, Düsseldorf, Hamburg oder Köln. Dort arbeiten Partner wie Travelex, Reisebank oder Change Group im Auftrag von Planet.

International ist das Netz deutlich dünner. In der Schweiz existiert praktisch eine relevante persönliche Anlaufstelle in Zürich, ebenfalls partner- und airportgebunden. In Österreich konzentrieren sich persönliche Refund-Points vor allem auf Wien, sowohl am Flughafen als auch an einzelnen City-Standorten. In Luxemburg gibt es kein dichtes Netz persönlicher Stellen, dort dominiert der Postweg.

Der Eindruck vieler Kunden, man könne „nirgends persönlich hingehen“, ist daher nachvollziehbar. Persönliche Kontakte existieren, sind aber bewusst auf Reise-Hubs beschränkt.

Digitalisierung trifft Steuerrecht: Warum Papier bleibt

Planet bietet digitale Prozesse zur Statusverfolgung und teilweise zur Einreichung an. Dennoch bleibt der Papierweg rechtlich zentral. Der Grund ist eindeutig. Tax Free ist Steuerrecht, keine freiwillige Serviceleistung. Die Mehrwertsteuer darf nur erstattet werden, wenn der physische Export der Ware aus der Europäischen Union zweifelsfrei nachgewiesen ist.

Solange es keine EU-weit verpflichtende digitale Zollsignatur gibt, bleibt das Originaldokument mit Zollstempel der einzig revisionssichere Nachweis. Die fortbestehende Papierpflicht ist daher kein Rückschritt, sondern eine Folge der geltenden Rechtslage.

Warum digitale Systeme den Reisepass verlangen

Digitale Prüfprozesse akzeptieren häufig nur Reisepässe, nicht aber deutsche Personalausweise. Das ist kein Ausdruck von Misstrauen gegenüber dem Personalausweis, sondern eine technische und rechtliche Konsequenz. Reisepässe verfügen über international standardisierte maschinenlesbare Zonen, die für Grenz- und Zollkontexte ausgelegt sind. Nationale Personalausweise sind dafür nicht einheitlich genug.

Der oft übersehene Punkt: Mindesteinkaufswerte

Tax Free greift nicht ab dem ersten Euro. Es gelten klare Mindesteinkaufswerte pro Rechnung und Geschäft. In Deutschland liegt die Schwelle im Regelfall bei 50,01 Euro. Planet nennt darüber hinaus für bestimmte Vorab- oder Sofort-Refund-Verfahren ausdrücklich über 150 Euro pro Tax-Free-Formular. In der Schweiz ist die Hürde deutlich höher und liegt bei 300 Schweizer Franken Mindestumsatz im selben Geschäft. In Österreich beträgt der übliche Mindestbetrag 75,01 Euro pro Rechnung.

Unterhalb dieser Schwellen ist jeder Aufwand, ob digital oder postalisch, vergeblich.

Fazit: Planet Payment als Spiegel eines europäischen Systembruchs

Planet Payment ist kein dubioser Anbieter, sondern Teil der globalen Zahlungs- und Steuerinfrastruktur. Gegründet 1999 von Philip Beck, gewachsen über Banken und Händler, heute eingebettet in einen investorengetriebenen europäischen Konzern. Die Germany-GmbH in München dient der rechtlichen Verankerung. Das Processing Centre in Warschau sichert Skalierung und Haftung. Persönliche Anlaufstellen existieren, aber fast ausschließlich an Flughäfen.

Der eigentliche Widerspruch liegt nicht bei Planet, sondern im System. Hightech-Zahlung trifft auf analoges Steuerrecht. Solange Europa diesen Bruch nicht auflöst, bleibt Tax Free ein Verfahren zwischen zwei Zeiten. Modern an der Kasse, papiergebunden im Nachweis.

Konkurrent Global Blue ist kundenfreundliche

Der Konkurrent, Global Blue ist deutlich kundenfreundlicher, da es mehr Filialen gibt. Beispielsweise eine in Konstanz am Bodensee, wo man sich bei Vorlage der Originaldokumente das Geld auszahlen lassen kann, oder die vom Zoll abgestempelten Rechnungen einfach nur abzugeben braucht.

Serie zu Planet Payment - weitere Hintergründe

Teil 2: Planet Payment und der digitale Reisepass: Muss ich Angst haben, dass Hacker meinen Pass stehlen – und warum das eigentliche Risiko oft ganz woanders liegt

Teil 3: Planet Payment bietet bewusst keine Endkunden-App für das IDent-Verfahren an